|
تقوم
إدارة المشتريات
والعقود بإدارة مشتريات مواد المستشفى وتوفير الخدمات المطلوبة
للأقسام المستشفى فى الوقت المناسب مع مراعاة الجودة والتأكد
من الكميات المطلوبة والأسعار المناسبة المقبولة بما فى ذلك
عملية الشراء.
تقوم إدارة المشتريات
بالإشراف على مهام شراء كافة متطلبات المستشفى من المواد
الطبية وغير الطبية المطلوبة والتأكد من كمياتها الصحيحة
والجودة العالية بتكلفة اقتصادية متميزة ومقبولة سواء كانت
هذه المواد مخزونة أو يتم تأمينها عن طريق الشراء المباشر (
مواد غير مخزنة) وذلك باستلام الطلبات وعمل أوامر الشراء
والمتابعة والتحقق من مصدر الموردين للمواد المطلوبة.
القيام بدراسة وتحليل كافة طلبات الشراء
المستلمة من الأقسام المختلفة بالإضافة إلى عروض الأسعار بما
فى ذلك الأسعار ، ومدة التوريد ، والصلاحية ومطابقة المعروض
بالمواد المطلوبة.
يتكون القسم من ثلاثة أقسام للقيام بهذه المهام المذكورة أعلاه
وهي كما يلى:
1. قسم المشتريات:
المشتريات هى الجهة المختصة لشراء المواد وتوفير
الخدمات المطلوبة نيابة عن المستشفى وذلك عن طريق اصدار أمر
شراء حيث أنها الوثيقة القانونية التى تمثل الموافقة الكاملة
والنهائية بين المستشفى والمورد . إن أمر الشراء هو الوثيقة
التى تمنح المورد السلطة للتوريد وارسال الفواتير ذات الصلة
بالمواد المطلوبة ، ومن ثم يصير أمر الشراء الالتزام الخطى
للمستشفى متضمنا الكمية المنصوص عليها والقيمة.
القيام بشراء كافة المستلزمات مثل : المعدات
الطبية وغير الطبية .
2. قسم المشتريات المحلية :
يعتمد هذا القسم على المبالغ النقدية الصغيرة
وذلك لشراء المستلزمات ذات الكميات الصغيرة محليا.
لذا فإن المبالغ النقدية الصغيرة مفيدة ومعينة
فى توفير الوقت عند تأمين المواد المطلوبة بصورة عاجلة فى أقرب
وقت ممكن.
3. قسم الإعداد والمتابعة:
وهو القيام بمراقبة الوثائق وتنفيذ الإجراءات
وتنظيم واعداد المعاملات بصورة فعالة.
من مسئوليات هذا القسم هو التنسيق وإنهاء أوراق
العمل داخل القسم ، إرسال المشتريات المعاملات إلى قسم الإعداد
الذي يقوم بمراجعة الوثائق والتأكد من التوقيعات والطباعة
باللغة العربية والإنجليزية والوثائق ذات الصلة ثم إرسالها إلى
قسم إدارة البرامج للتدقيق وعمل المراجعة النهائية واستكمال
بقية التوقيعات من المختصين .
إرسال كافة الوثائق إلى إدارة البرامج بالخدمات الطبية
بالرياض من أجل إنهاء إجراءات صرف مستحقات الموردين
4.
قسم العقود :
تخضع العقود للوائح وقواعد المشتريات وقرارات
مجلس الوزراء والمنشورات والقرارات الملكية الصادرة بشأنها.
يجب كتابة العقود باللغة العربية وفقا لقرار
مجلس الوزراء رقم 16571 بتاريخ 12/7/1403هـ .
|
